Digitalisering is een overgang van informatie naar een digitale vorm. Vaak wordt er dan gesproken over computers. Zeker vandaag de dag is de computer onmisbaar. Zeker na de pandemie waarbij de hele wereld aan het thuiswerken was. Een van de voordelen van een digitaal archiefbeheer is dat alle data heel makkelijk en snel terug te vinden is. Maar er zijn veel meer voordelen wat betreft een digitaal archiefbeheer.
Met digitaliseren heb je één overzichtelijke database
Steeds maar weer zoeken naar juiste dozen met informatie is met digitaliseren verleden tijd. Je kunt bestanden opslaan zoals je zelf wilt met een overzichtelijke database en een heldere structuur. Pas de Optical Character Recognition technologie toe om het digitale archief als geheel doorzoekbaar te maken. Op deze manier kan je efficiënt en snel door het archief zoeken.
De gegevens zijn overal toegankelijk
Door het steeds meer thuiswerken blijkt maar weer eens hoe het van belang is dat alle medewerkers van een bedrijf toegang hebben tot alle informatie. Door archieven te digitaliseren zijn alle documenten beschikbaar voor medewerkers van je bedrijf en dat kan alleen maar als voordeel gezien worden.
Digitaal archief scheelt geld en tijd
Maak je gebruik van een opslagruimte voor je archief, dan kunnen de kosten snel oplopen. Is het archief eenmaal digitaal, dan heb je het oude archief niet meer nodig en kun je vernietigen. Heb je aan de bewaarplicht voldaan, dan kun je na het digitaliseren het archief verwijderen. Het vernietigen van oude archieven gaat volgens de DIN66399 norm. De DIN norm is opgedeeld in een aantal datadragers en deze worden vernietigd in zeven veiligheidsniveaus. Het begint bij een normale bescherming en gaat tot extreem hoge bescherming.
Ruimte besparen
Digitaliseren van een archief zal je veel ruimte besparen. Het is niet meer nodig om overvolle stellingen en kasten in gebruik te nemen, want alles wordt via een kleine harde schijf opgeslagen. Alle informatie is voor je medewerker digitaal te vinden.
Veiligheid van een digitaal archief
Een digitaal archief biedt veel voordelen, waarvan de veiligheid een van de belangrijkste is. De applicatie van View werkt enorm efficiënt om digitaal dossiers van jouw bedrijf te beheren. Digitaal wordt het archief veilig bewaard en daardoor is de informatie beschermd tegen bijvoorbeeld diefstal, brandschade en waterschade.