Voeg je een digitaal ondertekende pdf samen met andere bestanden, dan is de handtekening daarna niet meer geldig. Dat is geen fout van je programma. Een digitale handtekening bewijst juist dat er na het tekenen niets aan het bestand veranderd is. Plak je er pagina’s aan vast, dan is er iets veranderd.
Dat is meteen het belangrijkste wat je moet weten voordat je documenten gaat bundelen. Voor de rest is samenvoegen een klus van een minuut, en daar heb je geen abonnement voor nodig.
Uploaden of in je eigen browser samenvoegen
Veel gratis sites voor pdf’s werken zo dat je je bestanden uploadt. Die gaan naar een server, worden daar samengevoegd en komen terug. Voor een menukaart is dat prima. Voor een loonstrook, een paspoortkopie of een huurcontract wil je dat liever niet.
Er zijn ook tools die het samenvoegen in je eigen browser doen. Je bestanden verlaten je computer dan niet. Je ziet dat vaak doordat het ook werkt als je even je wifi uitzet nadat de pagina geladen is.
Met deze tool kun je pdf samenvoegen op je eigen apparaat, zonder account. Na het samenvoegen controleert hij of het aantal pagina’s en de volgorde kloppen. De gratis versie gaat tot vijf bestanden van maximaal 5 MB per stuk, en dat is voor de meeste aanvragen genoeg.
De volgorde die een hypotheekadviseur of verhuurder wil
Vraagt iemand je om “alles in één pdf”, dan helpt het als je logisch ordent. Een voorbeeld voor een huuraanvraag:
| Volgorde | Document |
| 1 | Ingevuld aanvraagformulier |
| 2 | Kopie identiteitsbewijs |
| 3 | Werkgeversverklaring |
| 4 | Laatste drie loonstroken |
| 5 | Bankafschrift met de vaste lasten |
Geef het bestand een naam die de ontvanger snapt, zoals achternaam-huuraanvraag-oktober.pdf. Dat scheelt een mail terug.
Let ook op de grootte. Veel mailboxen weigeren bijlagen boven de 20 tot 25 MB, en sommige uploadformulieren van verhuurders stoppen al bij 10 MB. Scans van je telefoon zijn vaak de grootste boosdoener. Scan op gewone kwaliteit in plaats van de hoogste, dan wordt het bestand een stuk kleiner en blijft alles leesbaar.
Invulvelden en links gaan ook stuk
Naast handtekeningen zijn er twee dingen om na te kijken. Invulvelden in een formulier kunnen na samenvoegen hun waarde verliezen of niet meer bewerkbaar zijn. Vul het formulier dus eerst in en sla het op, of druk het af naar pdf, en voeg daarna pas samen. En links in een document werken soms niet meer naar de juiste pagina.
Moet een ondertekend document mee in de bundel, stuur het dan als apart bestand naast je samengevoegde pdf. Zo blijft de handtekening controleerbaar en heeft de ontvanger toch alles bij elkaar.